O briefing ocorre todas as vezes que uma informação passa de um ponto para outro e o propósito de organizá-lo corretamente é o de assegurar a passagem da informação certa – da pessoa certa para a pessoa certa – na hora certa, da maneira certa com o custo certo. O sucesso ou fracasso dessa operação depende, é claro, de saber o que é certo no contexto, pois o que é certo para uma situação pode não ser certo para outra.
Qual informação é necessária? como encontrá-la? quem deve ser envolvido? armadilhas a serem evitadas, sugestões para fazer o briefing da maneira certa, algumas coisas importantes que devem ou não ser feitas, mais um check-list das informações necessárias são os assuntos deste guia.
1. A importância de um bom briefing.
Em seu termo mais simples, briefing significa a passagem de informação de uma pessoa para outra. Colocado dessa forma, essa tarefa parece fácil. E, freqüentemente, é. Quando as informações que você precisa passar para o seu assessorado não cabem em um informativo, que é muito formal, usa-se o briefing mas tomando todos os cuidados para não ser informal demais e deixar passar despercebidos informações importantes. Cerce todas as possibilidades, inclusive o Q&A (perguntas e respostas)
2 - O briefing na assessoria de imprensa
Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível mas tão longo quanto necessário. Em outras palavras, a extensão do briefing é indefinível previamente, contendo todas as informações que sejam relevantes.
Os erros mais comuns encontrados nos briefings que se vê no mercado são os seguintes:
Briefing muito extenso.
Ele é caracterizado pela extensão, por ser excessivamente elaborado, abarrotado de todos os fatos que possivelmente podem ser do uso de alguém. Desperdiça-se tempo (e conseqüentemente dinheiro) na sua preparação e leitura. Ele tende a confundir e não a esclarecer. Ele não é errado somente porque é longo, mas porque não é seletivo.
Nesses casos recomenda-se o Informativo
Briefing demasiadamente sistematizado.
Aqui o perigo é que o sistema se torna mais importante que a informação que deveria ser resumida e transmitida. Conseqüentemente, ele tende a atrapalhar e não a ajudar, a confundir e não a esclarecer. Um exemplo típico é um questionário excessivamente elaborado que tenta dar a todos os aspectos uma importância igual, quer sejam relevantes ou não. Melhor opção neste caso é o questionário – Perguntas e Respostas.
Briefing curto demais.
Isso significa um briefing com deficiências de informação, deixando muito espaço para dúvidas do seu assessorado. Como resultado, suas informações podem não ser direcionadas para o foco correto, causando preocupações para os dois lados: O assessorado fica naturalmente aborrecido quando uma idéia brilhante não considera uma parte importante da estratégia política adotada; e o assessor – que é o responsável pelas informações – fica frustrado porque não conseguiu colocar no papel as idéias que imaginou e pode comp4rometer a participação do assessorado no evento.
O propósito do briefing.
Na verdade, um processo de briefing ocorre todas as vezes que uma informação passa de um ponto a outro. Dentro desse conceito, o propósito do briefing pode ser estabelecido como uma forma de organizar a passagem da informação certa – das pessoas certas para as pessoas certas – na hora certa, da maneira certa e ao custo certo.
3. Quem deve brifar quem?
O briefing deve ser um diálogo – um “vai-e-vem” – contínuo entre o assessor de imprensa e o assessorado; e cada parte deve claramente entender e aceitar suas responsabilidades para com a outra.
Embora o método da execução do briefing seja importante, na verdade essencial, ele não é tudo. Depende-se muito da maneira como o briefing é executado, dos relacionamentos individuais e do interesse e entusiasmo que podem ser estimulados.
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